proces in kaart brengen 3 manieren

Een proces in kaart brengen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Er zijn verschillende manieren waarop je dit kunt doen. In dit artikel lichten we 3 tools uit waarmee je dit op een goede manier kunt doen:

  • value stream map
  • swimming lanes
  • sipoc

processen in kaart brengen

Proces in kaart brengen: waarom?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je een proces in kaart wil brengen. Bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in wat er precies gebeurt. Of om te zien welke personen of systemen er in het proces voorkomen.

Dit kun je op verschillende manieren doen. Vooral de mate van detailniveau verschilt per manier. Je past dan ook vaak op verschillende momenten in een DMAIC project een andere tool toe.

 

Value stream map (VSM)

Value stream map

Met een value stream map breng je een proces erg gedetailleerd in kaart. Je gebruikt deze methode als je precies wil weten welke activiteiten er worden uitgevoerd. Een value stream map staat ook wel bekend als ‘brown paper sessie’. Op een vel bruin papier worden de hoofdstappen uit het proces horizontaal op post-it’s opgehangen. Vervolgens wordt per proces uitgewerkt wat er precies gebeurd.

Als alle activiteiten zijn uitgewerkt wordt het proces aangevuld met data en andere interessante informatie. Bijvoorbeeld:

  • Welke mensen/afdelingen spelen een rol?
  • Welke systemen worden gebruikt?
  • Hoe vaak wordt het proces uitgevoerd?
  • In welke stappen ontstaan er fouten?

Het resultaat is een visuele weergave van het complete proces. Het voordeel van een value stream map is dat je dit vaak met alle mensen uit het proces erbij doet. Hierdoor komt er veel informatie naar boven die nuttig kan zijn bij het verbeteren.

 

swimming lanes

Swimming lanes

De term swimming lanes verwijst naar de banen van een zwembad. Dat komt omdat bij deze manier van het kaart brengen van een proces elke afdeling/persoon een eigen ‘lane’ heeft. Het proces loopt door deze verschillende lanes heen.

Het voordeel van deze manier van een proces in kaart brengen is dat je in één oogopslag ziet wie er een rol speelt in het proces, en hoe de lijnen tussen de verschillende personen lopen. De activiteiten in een swimming lane worden wel minder gedetailleerd in kaart gebracht dan bij een SIPOC. Een swimming lane wordt vaak gebruikt bij het vastleggen van processen, bijvoorbeeld in de improve fase van een lean project.

SIPOC scope bepalen

SIPOC

Met een sipoc zie je snel wie er betrokken zijn bij een proces en wat er nodig is om het proces goed te laten verlopen. Bij de start van een lean project gebruik je een sipoc vaak om inzichtelijk te maken waar in het proces een probleem zich voor doet.

De letters SIPOC staan voor:

  • Supplier: dit is de leverancier van de input
  • Input: dit is wat nodig is om het proces te laten starten
  • Proces: dit zijn de verschillende processtappen
  • Output: dit moet het proces opleveren
  • Customer: dit is de klant voor wie het resultaat is bedoeld

 

Een proces in kaart brengen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Er zijn verschillende manieren waarop je dit kunt doen. In dit artikel lichten we 3 tools uit waarmee je dit op een goede manier kunt doen:

  • value stream map
  • swimming lanes
  • sipoc

processen in kaart brengen

Proces in kaart brengen: waarom?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je een proces in kaart wil brengen. Bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in wat er precies gebeurt. Of om te zien welke personen of systemen er in het proces voorkomen.

Dit kun je op verschillende manieren doen. Vooral de mate van detailniveau verschilt per manier. Je past dan ook vaak op verschillende momenten in een DMAIC project een andere tool toe.

 

Value stream map (VSM)

Value stream map

Met een value stream map breng je een proces erg gedetailleerd in kaart. Je gebruikt deze methode als je precies wil weten welke activiteiten er worden uitgevoerd. Een value stream map staat ook wel bekend als ‘brown paper sessie’. Op een vel bruin papier worden de hoofdstappen uit het proces horizontaal op post-it’s opgehangen. Vervolgens wordt per proces uitgewerkt wat er precies gebeurd.

Als alle activiteiten zijn uitgewerkt wordt het proces aangevuld met data en andere interessante informatie. Bijvoorbeeld:

  • Welke mensen/afdelingen spelen een rol?
  • Welke systemen worden gebruikt?
  • Hoe vaak wordt het proces uitgevoerd?
  • In welke stappen ontstaan er fouten?

Het resultaat is een visuele weergave van het complete proces. Het voordeel van een value stream map is dat je dit vaak met alle mensen uit het proces erbij doet. Hierdoor komt er veel informatie naar boven die nuttig kan zijn bij het verbeteren.

 

swimming lanes

Swimming lanes

De term swimming lanes verwijst naar de banen van een zwembad. Dat komt omdat bij deze manier van het kaart brengen van een proces elke afdeling/persoon een eigen ‘lane’ heeft. Het proces loopt door deze verschillende lanes heen.

Het voordeel van deze manier van een proces in kaart brengen is dat je in één oogopslag ziet wie er een rol speelt in het proces, en hoe de lijnen tussen de verschillende personen lopen. De activiteiten in een swimming lane worden wel minder gedetailleerd in kaart gebracht dan bij een SIPOC. Een swimming lane wordt vaak gebruikt bij het vastleggen van processen, bijvoorbeeld in de improve fase van een lean project.

SIPOC scope bepalen

SIPOC

Met een sipoc zie je snel wie er betrokken zijn bij een proces en wat er nodig is om het proces goed te laten verlopen. Bij de start van een lean project gebruik je een sipoc vaak om inzichtelijk te maken waar in het proces een probleem zich voor doet.

De letters SIPOC staan voor:

  • Supplier: dit is de leverancier van de input
  • Input: dit is wat nodig is om het proces te laten starten
  • Proces: dit zijn de verschillende processtappen
  • Output: dit moet het proces opleveren
  • Customer: dit is de klant voor wie het resultaat is bedoeld

 

Zelf yellow belt worden?