scope bepalen

De scope bepalen van je project is altijd één van de belangrijkste dingen die je moet doen voordat je van start gaat. Het voorkomt dat je met een te groot deel van een proces aan de slag gaat. Daarnaast wordt je je ervan bewust waar je rekening mee moet houden. 

In dit artikel:

  • Leggen we uit wat een SIPOC is
  • Leren we je de scope te bepalen in 5 stappen
  • Geven we je praktische tips

sipoc 5 stappen

Scope bepalen met een SIPOC

Een SIPOC is een tool die je helpt om af te bakenen waar je precies mee aan de slag gaat. SIPOC staat hierbij voor de beginletters van de volgende woorden:

  • Suppliers
  • Input
  • Proces
  • Output
  • Customers

Elk proces bestaat uit deze elementen. Door in ze kaart te brengen, heb je op hoofdlijnen een goed beeld van het proces. Op deze manier kun je vaak al zien wat er mis gaat. En op duidelijk formuleren waar jij mee aan de slag gaat.

 

SIPOC scope bepalen

Scope bepalen in 5 stappen

(1) Je begint met het in kaart brengen van de input. Dit is de  ’trigger’ waarmee het proces van start gaat. Bijvoorbeeld omdat er een melding binnenkomt, of omdat je een e-mail krijgt van een klant. Beschrijf zo goed mogelijk waar deze input uit moet bestaan.

(2) Geef de suppliers weer. Dit zijn de ‘leveranciers’, oftewel zij leveren de input aan. De kan rechtstreeks van een klant komen, maar ook een systeem, collega of automatische e-mail zijn.

(3) Na het ontvangen van de input gaat het proces van start. Welke stappen worden op hoofdlijnen doorlopen?

(4) Het proces levert een bepaald resultaat op, dit is de output. Is is vaak datgeen wat jou klant, of je volgende in het proces wil hebben. Omschrijf zo concreet mogelijk wat dit moet zijn. Bijvoorbeeld een document waar bepaalde dingen in moeten staan of een product dat binnen een bepaalde tijd geleverd moet worden.

(5) Omschijf we de klant (customer) van het proces is. Dit is degene die de output ontvangt. Dit kan een klant zijn, maar ook een collega of een andere afdeling.

Als je het proces op deze manier in kaart hebt gebracht, kijk naar in welk stuk het probleem zich voordoet. Op deze processtappen, input & output, customers & suppliers ga jij je richten. En de andere stappen? Die laat je buiten de scope.

 

tips scope bepalen

Praktische tips bij bepalen van de scope

  • Maak het niet te groot. Beter een kleiner stukje van het proces oppakken en dat goed verbeteren, dan een groter stuk helemaal niet.
  • Neem de tijd voor het maken van een goede SIPOC. Dit gaat je later echt verder helpen.
  • Denk bij het bepalen van de scope ook aan zaken als ICT, externe partijen en andere afdelingen. Wat ga je wel/niet meenemen?
  • Maak de SIPOC samen met het team waarmee je aan de slag gaat. Op deze manier maak je keuzes met betrekking tot de scope samen en is er gelijk draagvlak.
  • Bepaal de scope samen met je opdrachtgever. Op deze manier heeft hij ook invloed op de scope.
scope bepalen

De scope bepalen van je project is altijd één van de belangrijkste dingen die je moet doen voordat je van start gaat. Het voorkomt dat je met een te groot deel van een proces aan de slag gaat. Daarnaast wordt je je ervan bewust waar je rekening mee moet houden. 

In dit artikel:

  • Leggen we uit wat een SIPOC is
  • Leren we je de scope te bepalen in 5 stappen
  • Geven we je praktische tips

sipoc 5 stappen

Scope bepalen met een SIPOC

Een SIPOC is een tool die je helpt om af te bakenen waar je precies mee aan de slag gaat. SIPOC staat hierbij voor de beginletters van de volgende woorden:

  • Suppliers
  • Input
  • Proces
  • Output
  • Customers

Elk proces bestaat uit deze elementen. Door in ze kaart te brengen, heb je op hoofdlijnen een goed beeld van het proces. Op deze manier kun je vaak al zien wat er mis gaat. En op duidelijk formuleren waar jij mee aan de slag gaat.

SIPOC scope bepalen

Scope bepalen in 5 stappen

(1) Je begint met het in kaart brengen van de input. Dit is de  ’trigger’ waarmee het proces van start gaat. Bijvoorbeeld omdat er een melding binnenkomt, of omdat je een e-mail krijgt van een klant. Beschrijf zo goed mogelijk waar deze input uit moet bestaan.

(2) Geef de suppliers weer. Dit zijn de ‘leveranciers’, oftewel zij leveren de input aan. De kan rechtstreeks van een klant komen, maar ook een systeem, collega of automatische e-mail zijn.

(3) Na het ontvangen van de input gaat het proces van start. Welke stappen worden op hoofdlijnen doorlopen?

(4) Het proces levert een bepaald resultaat op, dit is de output. Is is vaak datgeen wat jou klant, of je volgende in het proces wil hebben. Omschrijf zo concreet mogelijk wat dit moet zijn. Bijvoorbeeld een document waar bepaalde dingen in moeten staan of een product dat binnen een bepaalde tijd geleverd moet worden.

(5) Omschijf we de klant (customer) van het proces is. Dit is degene die de output ontvangt. Dit kan een klant zijn, maar ook een collega of een andere afdeling.

Als je het proces op deze manier in kaart hebt gebracht, kijk naar in welk stuk het probleem zich voordoet. Op deze processtappen, input & output, customers & suppliers ga jij je richten. En de andere stappen? Die laat je buiten de scope.

 

tips scope bepalen

Praktische tips bij bepalen van de scope

  • Maak het niet te groot. Beter een kleiner stukje van het proces oppakken en dat goed verbeteren, dan een groter stuk helemaal niet.
  • Neem de tijd voor het maken van een goede SIPOC. Dit gaat je later echt verder helpen.
  • Denk bij het bepalen van de scope ook aan zaken als ICT, externe partijen en andere afdelingen. Wat ga je wel/niet meenemen?
  • Maak de SIPOC samen met het team waarmee je aan de slag gaat. Op deze manier maak je keuzes met betrekking tot de scope samen en is er gelijk draagvlak.
  • Bepaal de scope samen met je opdrachtgever. Op deze manier heeft hij ook invloed op de scope.

Zelf yellow belt worden?