Wat is een proces

De bouwstenen

Inleiding

Wat is een proces eigenlijk? En wat voor soorten processen zijn er? Als je met lean aan de slag gaat, richt je je vooral op het verbeteren van processen. Maar dan is het wel handig om te weten wat een proces is.

In dit artikel vertellen we je:

 

  • Wat een proces is
  • Uit welke componenten een proces altijd bestaat
  • Wat voor typen processen er zijn

Wat is een proces?

De definitie van een proces luidt als volgt:

“Veel voorkomende activiteiten die regelmatig opnieuw worden uitgevoerd. Een proces is een serie van opeenvolgende activiteiten. Deze activiteiten hebben een duidelijk doel: een eindresultaat.”

Een proces kun je dus zien als een aantal activiteiten die elkaar opvolgen met als doel een bepaald resultaat. Vaak doe je dit min of meer op dezelfde manier, het proces wordt een gewoonte. Elke dag improviseren hoe je iets wilt gaan doen kost namelijk onnodige energie.

Vertrouwen in het team

Uit welke componenten bestaat een proces?

Elk proces bestaat uit vijf componenten. Dit zijn:

 

  1. Supplier
  2. Input
  3. Process
  4. Output
  5. Customer

Supplier

De supplier of leverancier is degene die de input levert waarmee het proces gestart wordt. Dit is bijvoorbeeld een collega die een ICT-melding doet, een patiënt met klachten waarvoor hij hulp zoekt of een inwoner van de gemeente die een melding doet van zijn verhuizing. De supplier is altijd een persoon of groep.

Input

De input is de trigger waarmee het proces gestart wordt. Niet alle processen lopen constant door, ze gaan pas lopen als iemand een trigger geeft, dus als een supplier input levert.

Input kan zijn:

  • Informatie (gesproken of geschreven)
  • Grondstoffen
  • Een werkafspraak (elke eerste van de maand iets opleveren)

Process

De processtappen zijn de activiteiten die gedaan worden in dit proces om te komen tot een bepaald resultaat. Het zijn activiteiten die je formuleert als processtap. Bijvoorbeeld:

  • Registreren melding
  • Controleren gegevens
  • Afnemen bloed
  • Accorderen factuur

Output 

De output is het resultaat van het proces, zoals een in elkaar gezette fiets, een oplossing voor het ICT-probleem of een genezen patiënt. De output is een transformatie van de input. Waar de input nog een melding was met een ICT-probleem, is de output een oplossing. De klachten van de patiënt hebben geleid tot een diagnose of misschien zelfs wel een behandeling of genezing. Wat de output van het proces is, ligt aan de scope die je kiest.

Customer

Deze output realiseer je voor de customer (ook wel ‘klant’) van het proces, degene die de fiets koopt, die blij is met de ICT-oplossing of genezen wil worden van zijn/haar klachten. De customer is net als de supplier ook een persoon. Soms is de customer dezelfde persoon als de supplier.

Team verantwoordelijkheid

Verschillende typen processen

Er zijn verschillende typen processen. Zo kun je bijvoorbeeld onderscheid maken tussen:

  • Primaire processen
  • Ondersteunende processen
  • Bestuurlijke processen

Primaire processen

Het primaire proces is de core business van de organisatie.  Ook wel het bestaansrecht van de organisatie. In een ziekenhuis is dat zorg leveren, in het onderwijs lesgeven en bij een gemeente is dat het ondersteunen van burgers bij de samenleving. Alles draait in deze organisaties om het uitvoeren van het primaire proces.

Ondersteunende processen

Daarnaast heb je alle processen die het primaire proces ‘mede mogelijk maken’. Zoals het zorgen dat de ICT-structuur staat en alle systemen goed werken, dat het gebouw wordt schoongemaakt en dat er bekwame mensen worden aangenomen. Dit zijn typische ondersteunende processen, met een interne klant. Want de klanten van deze processen werken altijd in dezelfde organisatie.

 

Bestuurlijke processen

Naast primaire en ondersteunende zijn er bestuurlijke processen te onderscheiden. Dit zijn de processen die zich richten op het bepalen en uitvoeren van de koers van de organisatie. Bijvoorbeeld het vertalen van de meerjarenstrategie naar een jaarplan en een begroting. Deze processen creëren doelen en kaders voor de primaire en ondersteunende processen.

Processen verbeteren

Met lean focus je op het verbeteren. Voor je daarmee begint kan het handig zijn om alle processen binnen je organisatie in beeld te hebben. Aan de hand van dat overzicht kun je bekijken waar je gaat beginnen.

Ook interessant:

Alle artikelen bekijken
Samenwerken en presteren
Samenwerken en presteren

Goede samenwerking is essentieel voor het verbeteren van processen. Daarom is het belangrijk je ook te richten op de onderlinge verhoudingen in een team. De piramide van Lencioni is een praktisch model dat helpt om de juiste stappen te zetten.

Een goede projectdoelstelling
Een goede projectdoelstelling

Een SMART-geformuleerde projectdoelstelling zorgt ervoor dat je houvast en richting hebt in een project. Hierdoor wordt het makkelijker om resultaten op te leveren omdat het voor de opdrachtgever, projectleider en het team duidelijk is wat er in het project moet gebeuren.

Doorloop het proces
Doorloop het proces

In dit artikel leggen we je in zeven stappen uit hoe je een gemba walk doet. Op deze manier doorloop je het proces, ontdek je wat er wel en niet goed gaat en kun je meteen aan de slag met verbeteren.

Alle artikelen bekijken