Wat is een proces
De bouwstenen
Wat is een proces eigenlijk? En wat voor soorten processen zijn er? Als je met lean aan de slag gaat, richt je je vooral op het verbeteren van processen. Maar dan is het wel handig om te weten wat een proces is.
In dit artikel vertellen we je:
De definitie van een proces luidt als volgt:
“Veel voorkomende activiteiten die regelmatig opnieuw worden uitgevoerd. Een proces is een serie van opeenvolgende activiteiten. Deze activiteiten hebben een duidelijk doel: een eindresultaat.”
Een proces kun je dus zien als een aantal activiteiten die elkaar opvolgen met als doel een bepaald resultaat. Vaak doe je dit min of meer op dezelfde manier, het proces wordt een gewoonte. Elke dag improviseren hoe je iets wilt gaan doen kost namelijk onnodige energie.
Elk proces bestaat uit vijf componenten. Dit zijn:
De supplier of leverancier is degene die de input levert waarmee het proces gestart wordt. Dit is bijvoorbeeld een collega die een ICT-melding doet, een patiënt met klachten waarvoor hij hulp zoekt of een inwoner van de gemeente die een melding doet van zijn verhuizing. De supplier is altijd een persoon of groep.
De input is de trigger waarmee het proces gestart wordt. Niet alle processen lopen constant door, ze gaan pas lopen als iemand een trigger geeft, dus als een supplier input levert.
Input kan zijn:
De processtappen zijn de activiteiten die gedaan worden in dit proces om te komen tot een bepaald resultaat. Het zijn activiteiten die je formuleert als processtap. Bijvoorbeeld:
De output is het resultaat van het proces, zoals een in elkaar gezette fiets, een oplossing voor het ICT-probleem of een genezen patiënt. De output is een transformatie van de input. Waar de input nog een melding was met een ICT-probleem, is de output een oplossing. De klachten van de patiënt hebben geleid tot een diagnose of misschien zelfs wel een behandeling of genezing. Wat de output van het proces is, ligt aan de scope die je kiest.
Deze output realiseer je voor de customer (ook wel ‘klant’) van het proces, degene die de fiets koopt, die blij is met de ICT-oplossing of genezen wil worden van zijn/haar klachten. De customer is net als de supplier ook een persoon. Soms is de customer dezelfde persoon als de supplier.
Er zijn verschillende typen processen. Zo kun je bijvoorbeeld onderscheid maken tussen:
Het primaire proces is de core business van de organisatie. Ook wel het bestaansrecht van de organisatie. In een ziekenhuis is dat zorg leveren, in het onderwijs lesgeven en bij een gemeente is dat het ondersteunen van burgers bij de samenleving. Alles draait in deze organisaties om het uitvoeren van het primaire proces.
Daarnaast heb je alle processen die het primaire proces ‘mede mogelijk maken’. Zoals het zorgen dat de ICT-structuur staat en alle systemen goed werken, dat het gebouw wordt schoongemaakt en dat er bekwame mensen worden aangenomen. Dit zijn typische ondersteunende processen, met een interne klant. Want de klanten van deze processen werken altijd in dezelfde organisatie.
Naast primaire en ondersteunende zijn er bestuurlijke processen te onderscheiden. Dit zijn de processen die zich richten op het bepalen en uitvoeren van de koers van de organisatie. Bijvoorbeeld het vertalen van de meerjarenstrategie naar een jaarplan en een begroting. Deze processen creëren doelen en kaders voor de primaire en ondersteunende processen.
Met lean focus je op het verbeteren. Voor je daarmee begint kan het handig zijn om alle processen binnen je organisatie in beeld te hebben. Aan de hand van dat overzicht kun je bekijken waar je gaat beginnen.
Een SMART-geformuleerde projectdoelstelling zorgt ervoor dat je houvast en richting hebt in een project. Hierdoor wordt het makkelijker om resultaten op te leveren omdat het voor de opdrachtgever, projectleider en het team duidelijk is wat er in het project moet gebeuren.
